Hướng dẫn 9 cách giảm dung lượng file Word cực đơn giản

Để quá trình chia sẻ và trao đổi dữ liệu diễn ra thuận lợi hơn, người dùng nên giảm dung lượng file Word trước khi gửi. Về cơ bản, các thao tác thực hiện này rất đơn giản để thực hiện. Bạn có thể hướng dẫn qua bài viết dưới đây của Fvsale để biết cách làm giảm dung lượng của file Word.

Vì sao dung lượng file Word lớn?

Lí do cần sử dụng cách làm giảm dung lượng file Word là gì? Bởi dung lượng file Word quá lớn khiến bạn không thể gửi đi. Việc do nhiều nguyên nhân gây ra trong quá trình tạo file. Việc tối ưu các yếu tố này sẽ giúp giảm dung lượng file.

• Chèn hình ảnh chất lượng cao: Hình ảnh có độ phân giải cao hoặc kích thước lớn làm tăng dung lượng file.
• Nhúng đồ họa và đối tượng khác: Các đối tượng như biểu đồ, bảng biểu phức tạp, hoặc các đối tượng nhúng (OLE) cũng khiến file nặng hơn.
• Phông chữ nhúng: Nếu file Word chứa các phông chữ đặc biệt được nhúng trong tài liệu, nó sẽ làm tăng kích thước file. 
• Track changes và nhận xét: Khi sử dụng tính năng theo dõi thay đổi hoặc nhận xét trong file, các dữ liệu này vẫn được lưu trữ, làm tăng dung lượng.
• Sử dụng định dạng phức tạp: Định dạng nhiều lớp như định dạng bảng, nhiều kiểu chữ và định dạng đặc biệt cũng có thể làm tăng kích thước file.
• Các tệp đính kèm khác: Nhúng tệp hoặc đối tượng khác (video, âm thanh) vào tài liệu cũng sẽ làm tăng dung lượng.

Mục đích giảm dung lượng file Word là gì? 

Việc giảm dung lượng file Word giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, đặc biệt khi làm việc với nhiều tài liệu lớn. Điều này còn giúp dễ dàng chia sẻ file qua email hoặc các nền tảng trực tuyến mà không lo gặp giới hạn về dung lượng. Ngoài ra việc này còn một số lợi ích như:

• Tiết kiệm dung lượng: File Word chứa nhiều hình ảnh và dữ liệu có thể rất nặng, do đó nén file giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy hoặc dịch vụ trực tuyến.
• Dễ dàng tải và chia sẻ: Việc nén file giúp quá trình gửi qua Email, Zalo, hay Facebook diễn ra nhanh hơn.
• Tăng hiệu suất: Nén file giúp máy tính xử lý nhanh hơn khi làm việc với các file nặng.
• Bảo vệ dữ liệu: Người dùng có thể đặt mật khẩu khi nén file để bảo vệ thông tin.
• Quản lý file tốt hơn: Nén file giúp sắp xếp và quản lý dễ dàng hơn khi có nhiều tập tin.

Hướng dẫn cách nén giảm dung lượng file Word

Nén và giảm dung lượng file Word là một cách hiệu quả để tối ưu hóa không gian lưu trữ và dễ dàng chia sẻ tài liệu. Bạn có thể thực hiện bằng cách giảm chất lượng hình ảnh, loại bỏ dữ liệu không cần thiết,.... Dưới đây là chi tiết các cách làm giảm dung lượng của file word.

Nén file Word để giảm dung lượng bằng WinRAR

Sử dụng WinRAR là cách nén file Word đơn giản và giảm dung lượng nhanh chóng. Việc nén chúng giúp tối ưu hóa quá trình lưu trữ và chia sẻ tài liệu.Bạn chỉ cần thực hiện một số bước dưới đây là có thể giảm dung lượng file Word:

• Bước 1: Chọn file Word cần nén, nhấp chuột phải và chọn "Add to archive..." từ menu ngữ cảnh.

• Bước 2: Đặt tên cho file nén, chọn định dạng RAR, RAR5 hoặc ZIP, sau đó nhấp "OK" để hoàn tất.

Sử dụng phần mềm SmallPDF

SmallPDF là một trang web giảm dung lượng file Word một cách nhanh chóng và dễ dàng. Phần mềm này cho phép người dùng giảm dung lượng file mà không làm giảm chất lượng nội dung. 

• Bước 1: Truy cập trang web SmallPDF qua đường link sau: https://smallpdf.com/vi/compress-pdf và chọn tính năng nén file.

• Bước 2: Nhấp "Chọn tệp" để tải lên file cần nén.

• Bước 3: Chọn giữa "Nén cơ bản" hoặc "Nén mạnh" (yêu cầu trả phí), sau đó nhấn "Nén" để bắt đầu quá trình nén.

• Bước 4: Khi file đã được nén, nhấn "Tải xuống" để lưu file về máy.

Nén ảnh có trong file Word

Hình ảnh trong file Word thường là nguyên nhân chính khiến dung lượng tài liệu tăng cao. Để khắc phục điều này, bạn có thể nén ảnh trực tiếp trong Word mà không cần dùng phần mềm ngoài. Việc nén ảnh giúp giảm kích thước file mà vẫn giữ được chất lượng hình ảnh.

• Bước 1: Mở file Word có ảnh cần nén, nhấp vào hình ảnh, chọn thẻ "Format" rồi chọn "Compress Pictures."

• Bước 2: Khi hộp thoại "Compress Pictures" xuất hiện, bỏ chọn "Apply only to this picture" và chọn các tùy chọn nén ảnh theo nhu cầu, sau đó nhấn "OK."

Tắt tính năng chỉnh sửa ảnh trên Word

Tính năng chỉnh sửa ảnh trong Word có thể giữ lại các dữ liệu không cần thiết là một cách làm giảm dung lượng file Word. Bằng cách tắt tính năng này, bạn sẽ giảm thiểu dung lượng tệp mà vẫn giữ nguyên được nội dung hình ảnh.

• Bước 1: Mở file Word cần nén, chọn "File" rồi vào "Options."

• Bước 2: Trong hộp thoại "Options," chọn "Advanced," sau đó tìm phần "Image Size and Quality." Bỏ dấu chọn ở ô "Do not compress images in file," rồi nhấn "OK" để giảm dung lượng file.

Xóa đi các khoảng trắng dư thừa

Việc loại bỏ khoảng trắng không cần thiết trong file Word giúp tài liệu trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn. Các khoảng trống dư thừa có thể làm tăng dung lượng file và gây rối mắt khi đọc. 

• Bước 1: Mở file Word cần nén, nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
• Bước 2: Trong "Find what," nhập hai dấu khoảng trắng và trong "Replace with," nhập một dấu khoảng trắng, sau đó nhấn "Replace All."

• Bước 3: Sau khi hoàn tất, các khoảng trắng thừa sẽ bị xóa, nhấn "OK" để kết thúc.

Giảm dung lượng file Word với web WeCompress

WeCompress là một phần mềm làm giảm dung lượng file Word nhanh chóng mà không cần tải xuống và cài đạt. Chỉ cần tải lên tài liệu của bạn, WeCompress sẽ tự động giảm dung lượng mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng. 

• Bước 1: Truy cập vào trang web WeCompress qua đường link: https://www.wecompress.com/en/
• Bước 2: Nhấn vào biểu tượng dấu cộng giữa màn hình để tải file của bạn lên, với giới hạn tối đa là 50MB.

• Bước 3: Khi file đã được tải lên, quá trình nén sẽ bắt đầu, sau đó bạn có thể tải file về khi hoàn tất.

Không chèn thêm font chữ vào Word

Việc chèn thêm các font chữ đặc biệt vào file Word có thể làm tăng đáng kể dung lượng tài liệu. Để giảm kích thước file, hãy sử dụng những phông chữ mặc định có sẵn trong Word. Điều này giúp tối ưu dung lượng và dễ dàng chia sẻ tài liệu mà không gặp lỗi hiển thị.

• Bước 1: Mở file Word và chọn mục "File."

• Bước 2: Chọn "Options," sau đó nhấp vào "Save" và bỏ chọn mục “Embed fonts in the file” để hoàn tất.

Không dán hình ảnh trực tiếp vào file Word

Dán trực tiếp hình ảnh từ website vào file Word có thể làm tăng đáng kể dung lượng tệp. Để giảm dung lượng file Word, bạn nên chèn hình ảnh thông qua công cụ Insert rồi chọn Picture trong Microsoft Word. Trước khi chèn, hãy tối ưu hình ảnh bằng cách chuyển từ định dạng PNG sang JPG và sử dụng các trang web nén ảnh trực tuyến như tinypng.com để giảm kích thước ảnh.

Loại bỏ nội dung không cần thiết trong file

Khi file Word chứa nhiều nội dung như hình ảnh, biểu đồ, bảng biểu và dữ liệu khác, dung lượng file có thể tăng đáng kể. Vì vậy, bạn nên xem xét lại tài liệu và xóa bỏ những phần không cần thiết. Nếu file cần được chia sẻ, bạn có thể cắt hoặc di chuyển các nội dung không liên quan sang một file khác để việc tải và chia sẻ trở nên thuận tiện hơn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một chiếc laptop mạnh mẽ để phục vụ công việc và giải trí, dưới đây chính là lựa chọn lý tưởng cho bạn. Với thiết kế hiện đại cùng khả năng xử lý nhanh chóng, những sản phẩm này sẽ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

Qua 9 cách giảm dung lượng file Word đơn giản mà Fvsale chia sẻ, bạn sẽ dễ dàng tối ưu hóa tài liệu của mình mà không gặp bất kỳ khó khăn nào. Những thủ thuật Word này không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn làm cho quá trình chia sẻ và xử lý file trở nên nhanh chóng hơn.