Đang tải...
Đang tải...
18/07/2024
66
Phần mềm quản lý hệ thống phân phối (DMS) đang giữ vai trò ngày càng quan trọng trong doanh nghiệp phân phối. Các phần mềm này có mặt trên thị trường rất đa dạng với nhiều lựa chọn khác nhau về giá cả cũng như tính năng. Trong bài viết này, Fvsale xin chia sẻ một vài hiểu biết giúp ích cho các doanh nghiệp mới bắt đầu tìm hiểu hoặc quan tâm ứng dụng DMS vào quản lý hệ thống phân phối.
Trước khi đi vào phân tích DMS là viết tắt của từ gì và hệ thống DMS là gì, chúng ta nên hiểu sơ đồ của hệ thống phân phối, bao gồm: công ty sản xuất (manufacturer), nhà phân phối (wholesale & distributor), đại lý (agent), điểm bán (retailer) và người tiêu dùng (consumer). Do đó, phần mềm DMS ra đời để đảm bảo hàng hóa có thể đến tay người dùng nhanh chóng và chính xác nhất.
DMS là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Distribution management system, thuật ngữ này được dùng để chỉ phần mềm hỗ trợ hoạt động quản lý hệ thống kênh phân phối. Phần mềm này giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, đến các kênh phân phối và điểm bán. Các hoạt động chủ yếu trên hệ thống DMS như: quản lý nhân viên bán hàng ngoài thị trường, tự động hóa quy trình bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản lý công nợ,…
Phần mềm DMS là viết tắt của “Distribution Management System“, nghĩa là “Hệ thống quản lý phân phối“. Đây là một phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, bao gồm:
Có khá nhiều định nghĩa được các nhà cung cấp phần mềm đưa ra, mặc dù khác nhau về câu chữ nhưng đều có những điểm giống nhau khi nói về DMS như sau:
>> Xem thêm: Các phần mềm quản lý bán hàng miễn phí, dễ sử dụng
Để hiểu DMS là gì, hãy bắt đầu bằng mô hình phân phối đơn giản dưới đây:
Mô hình minh hoạ khái niệm DMS
Phía trên cùng là công ty sản xuất (manufacturer), cung cấp hàng hoá cho nhà phân phối & bán buôn (wholesale & distributor). Từ đây, hàng hoá sẽ tiếp tục được đưa xuống các đại lý cấp 1 rồi cấp 2 (agent), nhà bán lẻ (retailer) và cuối cùng sẽ đến tay người tiêu dùng (consumer).
Trên thực tế, sẽ có những biến thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, ngành nghề hay sản phẩm. Cũng cần lưu ý rằng một nhà phân phối có thể lấy hàng từ nhiều nhà sản xuất, hoặc ngược lại, một nhà sản xuất sẽ cung cấp hàng đến nhiều nhà phân phối.
Vấn đề đặt ra đối với riêng doanh nghiệp phân phối là làm sao để cải thiện và tối ưu hệ thống phân phối hiện có nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên bán hàng, hiệu quả quản lý, thích nghi kịp thời với thị trường…
Lúc này, phần mềm quản lý hệ thống phân phối DMS trở thành một giải pháp cần thiết giải quyết nhu cầu này.
Một phần mềm quản lý hệ thống phân phối hiện nay thường bao gồm 2 phần:
Tóm lại, phần mềm DMS được kỳ vọng mang lại sự thay đổi về hiệu quả quản lý kênh phân phối, hiệu quả quản lý nhân viên bán hàng, rút ngắn thời gian đáp ứng đơn hàng và cuối cùng là nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.
Từ một giải pháp chỉ được đầu tư, xây dựng riêng cho các công ty có quy mô phân phối lớn, nguồn lực dồi dào thì hiện nay, nhờ tiến bộ về công nghệ, hạ tầng mạng, DMS trở thành phương án mà bất kỳ doanh nghiệp nào có nhu cầu quản lý hệ thống phân phối đều có thể tiếp cận.
Ban đầu, để phân phối hàng hoá ra bên ngoài, một đội ngũ bán hàng được tổ chức để thực hiện nhiệm vụ tiếp cận các chủ cửa hàng, đại lý và chào mời sản phẩm theo các bước định sẵn.
Quá trình này còn bao gồm nhiều bước như xử lý các vấn đề về giá bán, khuyến mại, số lượng hàng hoá đang có sẵn tại cửa hàng và tại công ty, xem xét công nợ của cửa hàng có đang ở mức cho phép…
Nếu chốt đơn hàng thành công, nhân viên bán hàng sẽ ghi lại đơn hàng đó vào sổ, di chuyển sang cửa hàng mục tiêu tiếp theo và đem các đơn hàng về công ty vào cuối ngày để nhập vào phần mềm cục bộ và xử lý sau đó. Bộ phận tiếp nhận đơn hàng sẽ tập hợp và xử lý các đơn hàng này để giao cho khách kịp thời.
Tuy nhiên, cách làm này có những nhược điểm như sau:
Kiểu hệ thống này vẫn mang lại kết quả nhưng xét về mặt hiệu quả thì vẫn là vấn đề đau đầu.
Giải pháp DMS với lợi thế từ tiến bộ công nghệ (cloud-based hay web-based) đã khắc phục được những nhược điểm nêu trên.
Quản lý các hoạt động phân phối bằng phần mềm quản lý hệ thống phân phối
Doanh nghiệp có thể sử dụng DMS như một giải pháp độc lập chuyên trị vấn đề quản lý phân phối hoặc tích hợp với giải pháp lớn và mang tính tổng thể hơn như ERP. Một vài câu hỏi mà DMS tập trung giải quyết:
Phần mềm DMS mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình phân phối, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:
Việc tự động hóa các quy trình phân phối giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân lực. Đồng thời, phần mềm cũng giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động phân phối, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.
Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, từ đó tăng cường lòng trung thành của khách hàng. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:
Việc tăng cường tương tác với khách hàng giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng, từ đó cung cấp các sản phẩm và dịch vụ phù hợp hơn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng cường lòng trung thành của khách hàng, từ đó gia tăng doanh số bán hàng.
Phần mềm DMS giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối, từ đó tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. Cụ thể, phần mềm giúp doanh nghiệp:
Việc nâng cao hiệu quả hoạt động phân phối giúp doanh nghiệp có lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tăng thị phần và doanh thu.
Phần mềm DMS phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối hàng hóa với quy mô từ nhỏ đến lớn.
Tại Việt Nam, hiện có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý hệ thống phân phối trên thị trường. Các giải pháp không khác nhau nhiều về tính năng và lợi ích hướng đến cũng ít khác biệt. Vì vậy, để tìm được giải pháp DMS phù hợp, doanh nghiệp nên cân nhắc các yếu tố sau khi đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp.
Thông thường, nhà cung cấp cũng chính là đơn vị tư vấn triển, khai giải pháp cho doanh nghiệp. Với nhà cung cấp có bề dày kinh nghiệm về tư vấn và triển khai, doanh nghiệp có thể an tâm chất lượng của dự án DMS.
Lợi thế khi làm việc với các nhà cung cấp này là họ đã có sẵn quy trình triển khai được hoàn thiện từ rất nhiều dự án đã thực hiện. Theo đó, giải pháp của họ cũng được hoàn thiện và xử lý được nhiều tình huống trong quản lý phân phối (có thể ví dụ về việc xử lý chiết khấu, khuyến mãi trực tiếp lúc thực hiện đơn hàng), nhờ vậy tiết kiệm thời gian và chi phí triển khai.
Như đã nói, tiến bộ về công nghệ, hạ tầng đã cho phép doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với giải pháp DMS hơn bao giờ hết.
Hiện nay, doanh nghiệp có thể tìm kiếm các đơn vị cung cấp giải pháp với hình thức thanh toán trả phí theo tháng (mức phí sẽ tuỳ theo nhu cầu sử dụng) với dữ liệu được đặt tại máy chủ mà nhà cung cấp thuê hay sở hữu. Hình thức này mang lại lợi thế về chi phí, bởi không cần phải đầu tư nhiều tiền lúc ban đầu, không đòi hỏi đầu tư mạnh tay vào phần cứng, có thể sử dụng trực tiếp bằng trình duyệt web. Tuy nhiên, bảo mật dữ liệu vẫn là điều mà doanh nghiệp còn ngần ngại khi xem xét.
Ngược lại, giải pháp mua và cài đặt phần mềm quản lý hệ thống phân phối trên chính hạ tầng phần cứng của mình sẽ mang lại cảm giác an toàn dữ liệu hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cao, lại đòi hỏi cấu hình tối thiểu để sử dụng và tính linh hoạt thấp là điều doanh nghiệp phải đánh đổi.
Một giải pháp khác giúp doanh nghiệp vừa có được lợi thế, vừa có thể giảm bất lợi từ 2 phương án trên chính là web-based DMS. Vẫn là phần mềm DMS được cài đặt trên hạ tầng của doanh nghiệp nhưng có thể sử dụng trực tiếp trên trình duyệt và có chi phí thấp hơn đáng kể so với phương án trên. Và Fast DMS Online là một web-based DMS.
DMS trong doanh nghiệp sản xuất
Tương tự giải pháp ERP, DMS vừa có thể do đơn vị trong nước sản xuất, cung cấp và tư vấn triển khai, vừa có thể do đơn vị nước ngoài cung cấp nhưng có công ty đại diện ở trong nước triển khai.
Khác biệt nằm ở 2 điểm:
Vậy nên doanh nghiệp cần phải cân nhắc dựa trên khả năng ngân sách của mình, hoặc lĩnh vực hoạt động, càng đặc thù thì càng có nhu cầu chỉnh sửa nhanh chóng để đảm bảo tiến độ triển khai.
Thông tin liên hệ:
Sản phẩm bạn đã xem
